Los pagos automáticos y digitales se han incorporado en la gran mayoría de sectores económicos. Los eventos que tuvieron lugar en los últimos tiempos demostraron que los sistemas de cobro automatizados son la mejor herramienta que beneficia tanto a las instituciones educativas como a sus concurrentes.
Mantener un seguimiento de la cantidad de cuotas, de sus montos y de las personas no es una tarea sencilla. Una gestión manual requiere de manera casi obligatoria una plantilla personalizada por familia o alumno. A esto se le suman las cuotas que se retrasan, los errores humanos y otros problemas típicos de la administración.
Los problemas de la facturación manual en instituciones educativas
Error humano y comunicación
Las áreas contables de una institución educativa, por más profesionales que puedan ser, están expuestas a los errores que son propios de los humanos y casi imposibles de evitar sin un sistema automatizado.
Por otro lado, si se debe administrar una gran cantidad de personas que pagan cuotas mensuales u otro tipo con distintos valores se puede caer fácilmente en problemas de comunicación. Es decir, si un área no actualiza los documentos a tiempo, otra área puede calcular de manera errónea los ingresos totales y el presupuesto final.
Backups y copias
Tanto si la información se lleva en formato físico por medio de papeles y planillas o en formato digital por medio de planillas de Excel, se puede extraviar en cualquier momento si no está resguardada en la nube. Eventos como cortes de luz, tormentas eléctricas o malfuncionamiento de discos duros pueden arruinar años de trabajo en milisegundos.
Cobromix es una plataforma web, por lo que es posible acceder a los datos desde cualquier navegador sin necesidad de realizar copias de seguridad.
Información: datos, estadísticas y métricas
La información de la institución educativa, al estar actualizada de manera automática, no presenta retrasos. Las distintas estadísticas que miden la cantidad de alumnos nuevos registrados o la cantidad de morosos pueden ser accedidas rápidamente y desde cualquier punto.
Otras ventajas de implementar un software de cobros automatizado
Los cobros automatizados son más cómodos
Por lo general, siempre será más sencillo y cómodo pagar a través de un débito automático que de manera consciente mes tras mes. Al eliminar la preocupación del pago, las personas pueden administrar sus gastos e ingresos de mejor manera y, por otro lado, sabrás que las cuotas estarán pagas a tiempo. La morosidad se reduce de manera considerable en todas las instituciones donde se implementan sistemas como el de Cobromix de cobro digital seguro.
Escalabilidad
La escalabilidad, una palabra proveniente del inglés, se define como la capacidad de un negocio o sistema informático de crecer. Es una propiedad deseable que muestra la posibilidad de reaccionar y adaptarse a las nuevas demandas del mercado sin perder calidad.
Con un software de pago automatizado, las instituciones educativas adquieren este carácter, ya que, si aumenta el número de inscriptos, podrán adaptarse a una mayor demanda manteniendo el sistema contable al día y ofreciendo un servicio claro y seguro.
Ahorro de tiempo
Como todo software que fue creado para reducir y hasta eliminar las tareas repetitivas, Cobromix ahorra sin duda grandes cantidades de tiempo en tareas administrativas de seguimiento de pagos y morosidad. Por otro lado, también ahorrarán tiempo los concurrentes, ya que no tendrán que hacer filas para retirar el dinero y pagar en ventanilla.
Cómo puede contribuir Cobromix en una institución educativa
Los errores más frecuentes de la facturación manual pueden ser resueltos con un software de cobros automatizado. Estos sistemas se encargan de recolectar los pagos todos los meses, mostrar la situación de cada persona en particular y personalizar por sectores. Por ejemplo, si se trata de una escuela o colegio se puede dividir y aclarar que determinada cuota es de primer grado de primaria, otra es de segundo año de secundaria y así.
Quienes formen parte del equipo administrativo tendrán acceso a la información en tiempo real. Los problemas de comunicación se eliminarían casi por completo y podrán dedicar su tiempo a atender la situación personalizada de quienes se encuentren en un estado de morosidad.
Conclusiones Cobromix para instituciones educativas
El mundo tiende hacia la reducción del uso de efectivo y transacciones en papel. Inclinarse hacia una plataforma de cobros automatizada trae consigo las ventajas que repasamos en el artículo. Sin embargo, hay un adicional: es una buena manera de mantenerse al día con la competencia y ofrecer un servicio seguro y cómodo para quienes frecuenten la institución educativa.
Cambiar hacia lo desconocido requiere cierto esfuerzo mental. Afortunadamente, Cobromix tiene un proceso de registro y alta rápido y fácil para contribuir en esta migración. Es una manera excelente de simplificar el trabajo tanto para quienes abonan las cuotas como para quienes tienen que administrar y controlar los pagos.